Ochrona sygnalistów
Indywidualna obsługa prawna prywatnych firm oraz podmiotów publicznych w zakresie ochrony sygnalistów obejmująca przygotowanie procedur, anonimowy kanał zgłoszeniowy, analizę zgłoszeń oraz wyjaśnianie spraw.
Wyślij zapytanie by dowiedzieć się więcej na temat naszego systemu.
Obowiązki dla firm i podmiotów publicznych
w zakresie ochrony sygnalistów
Dyrektywa parlamentu europejskiego i rady w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa unii zaczęła obowiązywać od 16 grudnia 2019 r. Ostatecznie po pracach w parlamencie w dniu 19 czerwca 2024 została podpisana ustawę o ochronie sygnalistów, która wejdzie w życie w dniu 25 września 2024 roku.
Firmy objęte ustawą o sygnalistach
- firmy prywatne na rzecz, których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. W limit ten wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
- wszelkie podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska niezależnie od ilości zatrudnionych osób.
- jednostki publiczne, jednak z wyjątkiem jednostek organizacyjnych gmin lub powiatów liczących do 10 000 mieszkańców.
Gwarantujemy sprawne i profesjonalne wdrożenie procedur ochrony sygnalistów w pełnej zgodności z Dyrektywą. Zapewniamy bezpieczny kanał zgłoszeń, oraz ich obsługę.
Nasze pakiety kompleksowej obsługi:
SIMPLY
| Audyt zdalny | 
|
| Procedura wewnętrzna |
|
| Szkolenie dla pracowników |
|
| Dedykowany kanał zgłoszeniowy |
|
| Przyjmowanie zgłoszeń |
|
| Dialog prewencyjny z sygnalistą | według cennika |
| Weryfikacja zgłoszeń przez prawnika | według cennika |
| Prowadzenie wewnętrznych dochodzeń | według cennika |
OPTIMUM
| Audyt zdalny |
|
| Procedura wewnętrzna |
|
| Szkolenie dla pracowników |
|
| Dedykowany kanał zgłoszeniowy |
|
| Przyjmowanie zgłoszeń |
|
| Dialog prewencyjny z sygnalistą |
|
| Weryfikacja zgłoszeń przez prawnika |
|
| Prowadzenie wewnętrznych dochodzeń | według cennika |
PREMIUM
| Audyt zdalny |
|
| Procedura wewnętrzna |
|
| Szkolenie dla pracowników |
|
| Dedykowany kanał zgłoszeniowy |
|
| Przyjmowanie zgłoszeń |
|
| Dialog prewencyjny z sygnalistą |
|
| Weryfikacja zgłoszeń przez prawnika |
|
| Prowadzenie wewnętrznych dochodzeń |
|
Nasze pakiety BASIC:
BASIC
| Audyt zdalny |
|
| Procedura zgłoszeń wewnętrznych |
|
| Rejestr zgłoszeń wewnętrznych |
|
| Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń |
|
| Wzór upoważnienia do podejmowania działań następczych |
|
| Wzór upoważnienia do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych |
|
| Instrukcje wdrożenia |
|
BASIC PLUS
| Audyt zdalny |
|
| Procedura zgłoszeń wewnętrznych |
|
| Rejestr zgłoszeń wewnętrznych |
|
| Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń |
|
| Wzór upoważnienia do podejmowania działań następczych |
|
| Wzór upoważnienia do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych |
|
| Instrukcje wdrożenia |
|
| Szkolenie kadry |
|
Twoje korzyści:
OSZCZĘDNOŚĆ CZASU,
który pracownik poświęciłby na szkolenia, wdrożenie procedur i obsługę kanału zgłoszeniowego.
NOWOCZESNOŚĆ I FUNKCJONALNOŚĆ
kanału zgłaszania nieprawidłowości obsługiwanego poza Twoją Firmą.
WYKWALIFIKOWANA KADRA
Twoja Firma uzyskuje obsługę kancelarii prawniczej, która prowadzi procesy za Ciebie.
PEŁNA POUFNOŚĆ
Obowiązuje nas tajemnica
adwokacka, co gwarantuje
pełne bezpieczeństwo.
Proces obsługi
zgłoszeń sygnalistów
Wypełnienie formularza kontaktowego
Firma lub podmiot publiczny wypełnia formularz Zapytania o ofertę w celu otrzymania od kancelarii dopasowanej do swoich potrzeb propozycji współpracy.
Pracownicy kancelarii adwokackiej Salomon Legal w ciągu 24h przygotowują ofertę w ramach oferowanych pakietów: Simply, Optimum, Premium.
Oferta składa się z opłaty jednorazowej za wdrożenie obsługi ochrony sygnalistów wraz z anonimowym kanałem zgłoszeniowym oraz comiesięcznego abonamentu za obsługę zgłoszeń.
Audyt zdalny przeprowadzony w organizacji
Po akceptacji oferty oraz podpisaniu umowy, Klient ma 7 dni na wybór i zarezerwowanie terminu audytu. Po otrzymaniu emaila z potwierdzeniem daty spotkania Klient otrzymuje listę z informacjami jakie należy przygotować na spotkanie z prawnikiem Kancelarii.
Audyt odbywa się zdalnie i w zależności od specyfikacji organizacji zajmuje ok. 2h.
Wdrożenie procedury
Po otrzymaniu od prawnika Kancelarii projektu procedury ochrony sygnalistów podmiot rozpoczyna konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Wg. przepisów ustawy na ten proces firma lub podmiot publiczny mają maksymalnie 10 dni. Po konsultacjach ostateczny dokument procedury zgłoszeń wewnętrznych trafia do organizacji. Od tego czasu Klient ma 7 dni na zapoznanie pracowników z procedurą i po tym czasie dokument zaczyna już obowiązywać.
Cały proces od momentu podpisania umowy przez Klienta do wdrożenia procedury ochrony sygnalistów w firmie wraz z anonimowym kanałem zgłoszeniowym może trwać około miesiąca.
Zgłaszanie nieprawidłowości
Sygnalista zgłasza nieprawidłowość wypełniając Formularz zgłoszeń wewnętrznych w aplikacji.
Zgłoszenie może zostać dokonane anonimowo lub z ujawnieniem tożsamości, która podlega bezwzględnej ochronie zagwarantowanej ustawowo.
Sygnalista otrzymuje numer sprawy, dzięki czemu będzie mógł sprawdzić w dowolnym czasie status zgłoszonej przez siebie informacji o naruszeniu prawa.
Dialog z sygnalistą
Jeżeli istnieje taka potrzeba możliwy jest dalszy dialog pomiędzy sygnnalistą a Prawnikiem przypisanym do obsługi zgłoszenia. Sygnalista za pomocą otrzymanego numeru sprawy porozumiewa się z kancelarią. Wszelkie dane są szyfrowane podczas transmisji i przechowywania.
Weryfikacja sprawy oraz wewnętrzne dochodzenie
Prawnik przypisany do obsługi Klienta weryfikuje sprawę i nadaje jej dalszy bieg w procesie. W toku badania sprawy komunikacja z sygnalistą, Prawnikami oraz osobami zarządzającymi organizacją prowadzona jest z zachowaniem najwyższych standardów poufności i dbałość o interes klienta oraz poufność tożsamości sygnalisty. Po zakończeniu wstępnej weryfikacji odpowiednio rozpoczyna się proces wewnętrznego dochodzenia (internal investigation) albo sprawa zostaje zamknięta a dane zostają przechowywane nie tylko przez czas wynikający z ustawy o ochronie sygnalistów, ale także zgodnie z normami i przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i ochrony danych, takimi jak RODO.
W przypadku konieczności przeprowadzenia wewnętrznego dochodzenia (Internal Investigation), dedykowani prawnicy którzy posiadają wieloletnie doświadczenie w zawodach prawniczych i potrafią ocenić złożone zagadnienia wymagające wysokiego stopnia wiedzy fachowej, rzetelnie zbadają sprawę oraz zarekomendują najbardziej odpowiednie działania zmierzające do zapobieżenia naruszenia, usunięcia jego skutków czy też wprowadzenia planu naprawczego celem uniknięcia podobnych incydentów w przyszłości.
Zobacz jak działa nasz anonimowy kanał zgłoszeniowy
Obsługujemy wewnętrzne kanały zgłoszeniowe dla firm. Poprzez kanał pracownicy lub kontrahenci zgłaszają podejrzenia nadużycia. Sygnalista pozostaje anonimowy, a my możemy natychmiast zareagować na zgłoszenie. Kanał zgłoszeniowy oparty jest na nowoczesnej aplikacji webowej. Może zostać skonfigurowany oddzielne dla raportowania z różnych grup, takich jak pracownicy, dostawcy czy klienci. Obejrzyj film.
Aplikacja online do obsługi kanału zgłoszeniowego
Nasza Kancelaria Prawna zarządza sprawami Klientów przy pomocy interaktywnego narzędzia. Zgłoszenia oraz raporty dotyczące zgłaszania nieprawidłowości są bezpiecznie i wydajnie obsługiwane. Aplikacja jest łatwa w użyciu i znacznie porządkuje zarządzanie systemem Whistleblowing.
Aplikacja zapewnia bezpieczną komunikację zarówno z anonimowymi sygnalistami, jak i kluczowymi osobami w organizacji. Posiada również wbudowaną obsługę języków, statystyki on-line i funkcję dochodzeniową. Takie nowoczesne rozwiązanie umożliwia przestrzeganie wymogów prawnych dotyczących zgłaszania nieprawidłowości z zachowaniem najwyższych standardów etycznych i bezpieczeństwa przetwarzania danych.
Często zadawane pytania FAQ
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytanie, skontaktuj się z nami
Zgodnie z ustawą z dnia 16.06.2024 czas na wdrożenie wymogów jest określony na 25.09.2024r.
Sygnalista to osoba, która ma podejrzenie lub dowiedziała się o naruszeniu prawa bądź też próbie złamania przepisów prawa (np. ustawianie przetargów, próba wręczenia łapówki, korupcja, nierzetelne wystawianie faktur VAT, naruszenie praw konsumentów, itp.), w kontekście związanym z pracą, a więc w ramach całokształtu okoliczności związanych z pracą, która łączy go z podmiotem. Sygnalistą może być więc pracownik, stażysta, wolontariusz ale również akcjonariusz, wspólnik czy też przedsiębiorca współpracujący z podmiotem, który ma informację o naruszeniu prawa.
- Przygotuj/opracuj Procedurę Zgłoszeń Wewnętrznych.
- Skonsultuj dokument z zakładowymi organizacjami związkowymi (związki zawodowe), a jeśli takie nie działają w zakładzie pracy z przedstawicielami, którzy będą reprezentować interesy wszystkich osób wykonujących pracę.
- Ustal sposoby zgłasza naruszeń, a więc kanały za pośrednictwem których sygnaliści będą mogli zgłaszać dostrzeżone przez nich naruszenia prawa.
- Wyznacz osobę lub wewnętrzną jednostkę, która będzie odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń a także podejmowanie działań następczych.
- Zapoznaj wszystkie osoby, które wykonują (świadczą) pracę na rzecz podmiotu z Procedurą Zgłoszeń Wewnętrznych i zamieść ją w łatwo dostępnym dla wszystkich miejscu. Po 7 dnia Procedura będzie już obowiązywać, a sygnaliści będą mogli już zgłaszać informacje o naruszeniach.
Koszty obsługi sygnalistów uzależnione są od zakresu wsparcia oferowanego dla Klienta.
Kancelaria oferuje 3 zasadnicze pakiety wsparcia:
- Simply to pakiet najtańszy. Spełnia minimalne wymogi ustawy o sygnalistach, obejmuje kanał zgłoszeniowy oraz obsługę tych zgłoszeń przez Kancelarię.
- Optimum to pakiet najczęściej wybierany przez Klientów Kancelarii. Zawiera to samo co Simply oraz dodatkowo analizę zgłoszeń przez dedykowanego Prawnika z Kancelarii a także dialog prewencyjny z sygnalistą.
- Premium to najszerszy zakres obsługi prawnej sygnalistów oferowany na rynku. Obejmuje to samo co pakiet Optimum oraz dodatkowo bezpłatne prowadzenie wewnętrznych dochodzeń w celu wyjaśnienia zgłoszonych nieprawidłowości.
W przypadku więcej niż jednego podmiotu cennik oraz zakres wsparcia mogą być negocjowane.
Procedura wdrożenia systemu ochrony sygnalistów przebiega w kilku etapach oraz może trwać około miesiąca. Proces ten może jednak przebiegać odmiennie w zależności od jednostki w jakiej jest przeprowadzany. Wpływ na czas trwania wdrożenia może mieć wielkość podmiotu czy też liczba podmiotów, na rzecz których prowadzony jest proces wdrożenia (np. podmioty z grupy kapitałowej).
Tak, Kancelaria Salomon posiada własny, autorski, w pełni anonimowy kanał do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów. Pozwala on sygnaliście dokonać zgłoszenia oraz sprawdzić jego status w sposób całkowicie dla niego bezpieczny i anonimowy. Wszelkie informacje uzyskiwanie oraz udostępnianie są objęte tajemnicą adwokacką.
Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza nowe obowiązki w kontekście ochrony danych osobowych, m.in. okresu retencji danych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniami. Wdrażając procedurę zgłoszeń wewnętrznych należy zadbać o to, aby m.in. przygotować stosowne dokumenty (m.in. upoważnienia, klauzule informacyjne, zaktualizować harmonogram zatrzymywania danych osobowych) zgodne z ustawą o ochronie sygnalistów i RODO.
Przegląd już istniejących środków organizacyjnych i technicznych oraz dopasowanie ich do wymogów ustawy oraz zadbanie o procesy przetwarzania danych w ramach ochrony sygnalistów, zgodnie z zasadami privacy by design i privacy by default to obowiązkowe czynności, które firma i samorządy muszą przeprowadzić, aby zapewnić zgodność podmiotu zarówno z ustawą jak i RODO. Dlatego warto skorzystać z pomocy profesjonalistów mających doświadczenie zarówno w compliance jak i w ochronie danych osobowych, którzy pomogą przeprowadzić te procesy.
Brak wdrożenia ochrony sygnalistów w ustawowym czasie to wykroczenie i kara grzywny, która może być nałożona na organizację za nieprzestrzeganie przepisów. Ponadto w przypadku braku zgłoszenia przez sygnalistę zauważonych nieprawidłowości, sytuacja ta może doprowadzić do znacznych strat finansowych organizacji. Kolejnym zagrożeniem jakie za sobą niesie brak sprawnego systemu to możliwa utrata wizerunku, reputacji i zaufania w przypadku ewentualnych doniesień medialnych dotyczących nieprawidłowości w działalności danej firmy. Za naruszenie obowiązków wynikających z ustaw w zakresie ochrony sygnalistów grozi odpowiedzialność karna, nawet do trzech lat pozbawienia wolności.
Dlaczego kancelaria
SALOMON Baraniewski & Kawa?
200+
zrealizowanych projektów z zakresu Compliance/WhistleblowingNasze eksperckie publikacje
Nasze eksperckie publikacje
Elżbieta Kawa dla Gazety Prawnej- Ochrona sygnalistów- zgłoszenia zewnętrzne
Specjalizuje się w przepisach z zakresu ochrony danych osobowych, przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz ochronie dóbr osobistych. Obszar jej zainteresowań skupia się na projektach z zakresu compliance, szczególnie w zakresie przeprowadzania audytów oraz opracowywania procedur, polityk i regulaminów w zakresie zgodności organizacji z przepisami prawa.
