Aplikacja do Obsługi Kanału Zgłoszeniowego

Nasza Kancelaria Prawna zarządza sprawami Klientów przy pomocy interaktywnego narzędzia. Zgłoszenia oraz raporty dotyczące zgłaszania nieprawidłowości są bezpiecznie i wydajnie obsługiwane. Aplikacja jest łatwa w użyciu i znacznie porządkuje zarządzanie systemem Whistleblowing.

Aplikacja zapewnia bezpieczną komunikację zarówno z anonimowymi sygnalistami, jak i kluczowymi osobami w organizacji. Posiada również wbudowaną obsługę języków, statystyki on-line i funkcję dochodzeniową. Takie nowoczesne rozwiązanie umożliwia przestrzeganie wymogów prawnych dotyczących zgłaszania nieprawidłowości z zachowaniem najwyższych standardów etycznych i bezpieczeństwa przetwarzania danych.

Kogo dotyczy ?

Wybierając nas

• Zaoszczędzisz czas, który pracownik poświęciłby na wdrożenie procedur i obsługę kanału zgłoszeniowego.
• Twoja Firma uzyskuje obsługę Kancelarii Prawniczej, która prowadzi procesy za Ciebie
• Otrzymujesz kanał zgłaszania nieprawidłowości obsługiwany spoza firmy co gwarantuje zachowanie w tajemnicy (adwokackiej) wszelkich zgłoszonych naruszeń oraz zupełną anonimowość sygnalisty.

Dlaczego my ?

• Wdrażamy procedury Whistleblowingu od początku obowiązywania Dyrektywy UE
• Korzystamy z nowoczesnego i funkcjonalnego  narzędzia IT
• Wdrożyliśmy ponad 200 projektów z zakresu Compliance/Whistleblowing 
• Obowiązuje nas Tajemnica Adwokacka

Jak to działa ?

Etapy

1. 1. ZGŁOSZENIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI – Sygnalista zgłasza nieprawidłowość wypełniając ankietę zgłoszeniową.Zgłoszenie może zostać dokonane anonimowo lub z ujawnieniem tożsamości, która podlega bezwzględnej ochronie zagwarantowanej ustawowo poprzez tajemnicę adwokacką. Sygnalista otrzymuje numer sprawy, dzięki czemu będzie mógł anonimowo komunikować się z Kancelarią obsługującą zgłoszenie.Dostęp do kanału zgłoszeniowego można uzyskać za pośrednictwem komputera stacjonarnego, komputera przenośnego, smartfona oraz telefonu. Zawiadomienie o nieprawidłowościach zostanie przyjęte i zarejestrowane za pomocą szyfrowanego połączenia zapewniającego najwyższy poziom bezpieczeństwa przekazanych informacji. Zgłoszenie może zostać dokonane w dowolnym języku, w zależności od posiadanej opcji obsługi kanału zgłoszeniowego.

   
   

   2. OTRZYMANIE ZGŁOSZENIA – Dedykowany do obsługi klienta Prawnik otrzymuje z aplikacji natychmiastowe powiadomienie (e-mailem lub SMS-em) oraz polecenie logowania do narzędzia do zarządzania sprawami, aby zapoznał się z otrzymanym zgłoszeniem i podjął odpowiednie działania.

   
   

   3. DIALOG Z SYGNALISTĄ – Jeżeli istnieje taka potrzeba możliwy jest dalszy dialog pomiędzy anonimowym informatorem a Prawnikiem przypisanym do obsługi zgłoszenia. Sygnalista loguje się do kanału raportowania za pomocą otrzymanego numeru sprawy, aby porozumiewać się z Kancelarią Prawną. Wszelkie dane są szyfrowane podczas transmisji i przechowywania.

   
   

   4. ANALIZA SPRAWY – Badanie sprawy jest obsługiwane przez zaawansowaną funkcję dochodzeniową aplikacji. Następuje kategoryzacja sprawy, nadanie statusu, priorytetu ważności oraz wstępna analiza za pomocą zaawansowanych technologicznie algorytmów. Następnie przydzielony do sprawy Prawnik analizuje sprawę i nadaje jej dalszy bieg w procesie. W toku badania sprawy komunikacja z sygnalistą, Prawnikami oraz osobami zarządzającymi organizacją prowadzona jest z zachowaniem najwyższych standardów poufności i dbałość o interes klienta oraz anonimowość sygnalisty. Po zakończeniu analizy odpowiednio rozpoczyna się proces wewnętrznego dochodzenia (internal investigation) albo sprawa zostaje zamknięta a dane zostają zarchiwizowane zgodnie z normami i przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i ochrony danych, takimi jak RODO, ISO 27001, Dyrektywy AML.

   
   

   5. WEWNĘTRZNE DOCHODZENIE – (Internal Investigation). Powołany zostaje wewnętrzny zespół dochodzeniowy składający się z przedstawicieli Klienta oraz „prawników śledczych”, którzy posiadają wieloletnie doświadczenie w zawodach prawniczych i potrafią ocenić złożone zagadnienia wymagające wysokiego stopnia wiedzy fachowej. Nasi eksperci potrafią na podstawie analizy danych, wyciągnąć wnioski, które nie tylko rozwiązują zgłoszone nadużycie ale również pomagają Twojej organizacji w podejmowaniu świadomych decyzji związanych z jej bezpieczeństwem ekonomicznym, prawnym i wizerunkowym.

   
   

   6. RAPORTY I STATYSTYKI – Periodycznie Klient otrzymuje raport z zakresu Whistlebowing. Istnieje możliwość generowania statystyk obejmujących przegląd aktualnych i historycznych danych, statusu spraw, alertów, wskaźników wydajności systemu. Procedura została zaprojektowana tak, aby osoba upoważniona periodycznie otrzymywała raport. Użytkownik ma dostęp zarówno do danych, jak i mechanizmów ich interpretacji, które pozwolą mu podejmować decyzje dotyczące dalszej realizacji lub monitorowania poszczególnych spraw.

Wszelkie procedury stosowane w procesie obsługi oparte są o normy ISO 27001 oraz zgodne z przepisami prawa UE takim jak Dyrektywa dotycząca Sygnalistów,  Rozporządzenia UE dot. RODO, Dyrektywa AML oraz wszelkimi krajowymi regulacjami w tym zakresie. Wszystkie etapy obsługi odbywają się z udziałem Adwokatów i Radców Prawnych w ramach struktury Kancelarii Prawnej, co gwarantuje zachowanie najwyższych standardów etycznych oraz objecie wszelkich danych tajemnicą adwokacko – radcowską.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)